Kontrollers egenskaber

En kontrol kan tilpasses på en lang række måder. Har man en restaurant/kantine eller lignende vil man formentlig kunne klare sig helt fint uden nogensinde at kende til alle disse egenskaber. Er man f.eks. kvalitetschef på et større sted - f.eks. et centralkøkken eller en produktionsvirksomhed kan man have glæde af, at kende de knapper man kan skrue på.

Redigering af en kontrols egenskaber sker under punktet Opsætning og dernæst trykkes på Kontroller. Find den kontrol du ønsker at ændre og tryk på Rediger ud for kontrollen. Det skærmbillede du kommer til gennemgås herunder:

Kontrolgruppe
Angiver hvilke kontrolgrupper kontrollen skal være med i. En kontrol kan godt være med i mere end en kontrolgruppe. Kontrolgrupper redigeres under punktet Opsætning og herefter trykkes på Kontrolgrupper. Den/De kontrolgrupper en kontrol er med i slår igennem en lang række steder - herunder f.eks. på forsiden, i kontrolplanen, i kalenderrapporten og i det autogenererede appendix over kontroller og frekvenser.

Kontrol
Alle kontroller er baseret på en skabelon, der indeholder de basale informationer for kontrollen. Herunder:

• Styringspunkt / Kritisk styringspunkt
• Grænse / Kritisk grænse
• Registreringsmuligheder
• Korrigerende handlinger

Ønsker man, at ændre på disse ting skal det gøres under Opsætning og herefter klikkes Kontrolskabeloner.
Egenskaben Kontrol angiver hvilken kontrolskabelon, der benyttes til den aktuelle kontrol og kan skiftes i drop-down boxen.

Navn
Kontrollens navn og det navn som brugeren ser på forsiden. Navnet på kontrollen går igen i en lang række sammenhænge. Sørg for, at kontrollens navn så præcist som muligt angiver hvad, der skal kontrolleres.

"Grå kasse"
Under navnet findes en grå kasse, hvor man kan se de egenskaber, der tages med fra kontrolskabelonen, så man kan forvisse sig om, at kontrollen vil opføre sig som ønsket. Egenskaberne kan ikke ændres her, men skal ændres under punktet Opsætning → Kontrolskabeloner. Kritisk punkt og kritisk grænse vises i "den grå kasse" i højre side i forbindelse med udførelse af kontrollen.

Instruktioner
Feltet benyttes til at give særlige instruktioner til udførelse af den specifikke kontrol. Det kunne f.eks. være, hvis man skal benytte et bestemt rengøringsmiddel, tage en temperatur på en bestemt måde eller lignende.

Tidspunkt
Angiver hvornår og hvor ofte en kontrol kommer op på forsiden under Aktuelle Opgaver. 

Rullende ugedage
Angiver om kontrollen skal skifte mellem forskellige ugedage. Har man f.eks. markeret dagene tirsdag, onsdag og torsdag, vil kontrollen skiftevis komme på disse dage.

Rullende timetal
Som for rullende ugedage - blot det tidspunkt på dagen, hvor en kontrol vises på skærmen.

Frist og udløb
Angiver, hvor lang tid man har til at udføre kontrollen. 

Ansvarlig
Angiver hvem, der overordnet er ansvarlig for kontrollen. Denne information går igen i en række autogenererede oversigter over kontroller. Sættes der flueben i feltet Vis kun kontrol for den ansvarlige bruger, vil kontrollen kun blive vist for den bruger, der er valgt. OBS! Generelt er det ofte en dårlig idé, at tildele en kontrol til kun at kunne ses af en enkelt bruger, da man bliver sårbar overfor sygdom og jobskifte. Det kan f.eks anvendes, hvis man som kvalitetschef ønsker at gennemføre en uanmeldt inspektion af et givent produkt og man ikke ønsker, at medarbejderne skal blive opmærksomme på, at der er en inspektion på vej.

Afdeling
Angiver hvilken afdeling der er ansvarlig for udførelse af kontrollen. Feltet vises kun, hvis man har oprettet afdelinger (gøres under Min e-Smiley → Afdelinger). Anvendelse af afdelinger er en nødvendig funktion, hvis man har rigtig mange kontroller eller medarbejdere involveret i egenkontrollen. Funktionen benyttes primært til at sikre, at kontrollen kun kan ses af de brugere den er relevant for. Har man f.eks. 800 kontroller og 100 ansatte, er det uoverskueligt, hvis alle de aktuelle kontroller står opført på alle brugeres forside. Sæt flueben i feltet Vis kun til brugere i afdelingen, hvis du vil afskærme andre afdelinger fra at se kontrollen.
OBS! Afdelinger er en tilkøbsfunktion!

Prioritet
Angiver hvilken rækkefølge kontroller bliver vist i, i en lang række sammenhænge. 1 er højeste prioritet og 4 laveste. e-Smiley systemet har en række andre metoder til at fastlægge rækkefølgen af kontrollen, så med mindre man har stort behov for at styre rækkefølgen selv, bør man lade alle kontroller have samme prioritet.

Emne
Mange benytter e-Smiley til at styre opgaver, der ikke har noget med fødevaresikkerhed at gøre. Ønsker man, at en kontrol ikke skal være en del af de rapporter man trækker til fødevaremyndigheder, kan man vælge et andet emne her. Emnet kan f.eks. bruges i forskellige søgninger og rapporter.

Leverandør
Angiver om brugeren i forbindelse med udførelse af kontrollen bliver bedt om at vælge en leverandør fra leverandørdatabasen. Benyttes ofte i forbindelse med varemodtagelse, leverandør-erklæringer og lignende.

Tracking
Angiver om man i forbindelse med udførelse af kontrollen også skal "trække en stregkode" (med en tilsluttet stregkodelæser). Benyttes ofte i forbindelse med styring af produktioner, varemodtagelser og lignende. Feltet er også benyttet i sammenhænge, hvor man har påklistret stregkoder på f.eks. køleenheder eller i forbindelse med alarm-runderinger.

Tillad flere registreringer
Angiver om man i feltet Registrering skal have mulighed for at vælge flere værdier. Om dette er relevant afhænger helt af, hvordan man stiller sit spørgsmål.

Fil
Angiver om brugeren bliver bedt om at uploade en fil i forbindelse med udførelse af kontrollen. Sådanne filer kan hentes frem igen i forskellige typer af rapporter. Anvendes f.eks. i forbindelse med dokumentation af fejl (billeder), ved lagring af skadedyrsrapporter eller dokumentation af analyseresultater.

Udskriv

Angiver om systemet automatisk skal sende en kopi af kontrollen til en tilsluttet printer når den gennemføres. Kan benyttes ved udskrift af følgesedler eller hvis man har behov for et stykke papir, der dokumenterer kontrollen.

Brug også som aktivitetskontrol
Funktionen er under udfasning, men er fortsat tilgængelig for bagudkompatibilitetens skyld.

Vis under "Alle kontrolpunkter":
I højre side af forsiden har man altid adgang til en komplet liste over virksomhedens kontrolpunkter. Dette felt angiver hvorvidt kontrollen skal vises på denne liste. Normalt bør der være en god grund til ikke at have et flueben i dette felt.

Selvstændig
Angiver om kontrollen er aktiv "for sig selv". Med dette menes, om kontrollen har sin egen frekvensplan eller om kontrollen f.eks. fungerer som opfølgningskontrol for en anden kontrol dvs. om kontrollen bliver aktiveret ved bestemte udfald/registreringer i andre kontroller. Normalt skal der være "flueben" i dette felt.

Tillad gem midlertidigt
Hvis der er sat flueben i dette felt, vil brugeren have mulighed for at udføre noget af kontrollen, gemme midlertidigt, og vende tilbage og fuldføre kontrollen senere. Benyttes typisk hvis der er mange spørgsmål i kontrollen eller hvis de elementer, der skal registeres er tidsmæssigt adskilt f.eks. nedkøling, hvor man registrerer en temperatur og et tidspunkt ved starten og igen 2-3 timer senere. Bør være slået fra, hvis hele kontrollen udføres på en gang.

Tillad annullering
Såfremt en kontrol skal kunne annulleres, angives det i dette felt hvilket brugerniveau man skal have for at måtte annullere.

Tillad udsættelse
Som for annullering kan man her angive, om en kontrol skal kunne udsættes og hvilket brugerniveau man skal have for at have lov til det.

Send email når kontrollen gennemføres
Ønsker man en notifikation i forbindelse med udførelse af en kontrol, kan man vælge den/de personer, der skal modtage en sådan email med resultatet af kontrollen. OBS! Bemærk at dette kræver, at man har indtastet en email på modtageren i brugerlisten.

Kvitteringskontrol for disse kontroller
Er den aktuelle kontrol en kvittering for en række andre kontroller (en kontrol af kontroller) vælges disse kontroller her. Resultatet af udførelsen af de valgte kontroller indenfor det valgte tidsrum, vises samtidigt med udførelse af kontrollen (så man kan se hvad det er man kvitterer for). Benyttes f.eks. i virksomheder, der er BRC eller ISO22000 certificerede.

Kvitteringskontrol for disse logbøger
Er kontrollen kvitteringskontrol for et antal rækker i en logbog vælges dette i her. Angiv hvilket tidsrum, der skal kvitteres for.

Start nedtællingsur ved "Gem midlertidigt"
Benyttes denne funktion startes der automatik et nedtællingsur samtidigt med at man trykker Gem midlertidigt. Anvendes sammen med muligheden for at gemme midlertidigt (se højere oppe).

Ikon
Vælg et ikon du synes passer til udførelse af kontrollen. Ikonet vises ved udførelse af kontrollen i en række sammenhænge (browser/tablet/mobil).